9. Công cụ thẩm định APTS và việc sử dụng chúng

9.1. Logic đằng sau Công cụ thẩm định APTS

Như đã đề cập trước đó trong mục 5., 5.1 Thẩm định APTS phải là một quá trình có hệ thống, độc lập và được ghi chép để lấy bằng chứng và đánh giá nó một cách khách quan để xác định mức độ đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu thẩm định APTS. Thẩm định APTS cũng phải thực hành định kỳ, để đảm bảo việc cải thiện liên tục các cấp dịch vụ vệ sinh được cung cấp.

Thẩm định APTS là theo hệ thống khi nó bao gồm tất cả các khía cạnh của một nhà vệ sinh công cộng và các hoạt động được thực hiện ở đó. Để có hệ thống, một phương pháp thẩm định phổ biến cần được theo đuổi và nó xoay quanh việc sử dụng các biên bản thẩm định và các thủ tục hoạt động tiêu chuẩn của thẩm định ⁽¹⁹⁾. Đối với các biên bản mà chúng tôi giới thiệu ở đây để sử dụng Danh mục thẩm định và các bảng câu hỏi thẩm định APTS (ví dụ: danh sách các câu hỏi được sử dụng để phỏng vấn nhân viên quản lý cơ sở nhà vệ sinh công cộng). Đối với tài liệu của Thẩm định APTS, một quy trình nghiêm ngặt cần được thiết lập  để tất cả thông tin thu thập tại chỗ Nhà vệ sinh công cộng được ghi lại và lưu trữ trong một định dạng dễ tiếp cận và dễ vận dụng. Với điều này, Công cụ thẩm định APTS đã được phát triển và được giải thích như dưới đây.

Công cụ thẩm định APTS nên được coi là biên bản hỗ trợ Thẩm định viên trong các giai đoạn khác nhau của:

1. Việc chuẩn bị và lập kế hoạch có hệ thống về Thẩm định APTS;
2. Việc thu thập có phương pháp các bằng chứng bằng văn bản và tài liệu trong quá trình thẩm định APTS tại chỗ;
3. Hồ sơ và phân tích chuẩn hóa của tất cả các thông tin được thu thập sau khi thẩm định APTS, để có thể được lưu trữ, sử dụng và hiểu rõ bởi những người khác trong tương lai.

Công cụ thẩm định APTS có một số chức năng và được sử dụng chủ yếu:

• Để cung cấp hướng dẫn liên quan đến Thủ tục Thẩm định APTS: bằng cách liệt kê tất cả các bước cần thực hiện trong quá trình thực hiện công việc của một cuộc Thẩm định APTS;
• Là một công cụ để hỗ trợ lập kế hoạch Thẩm định APTS: bằng cách đề xuất các hoạt động bắt buộc phải được thực hiện và thời gian được đề xuất để phân bổ cho đánh giá Thẩm định tại chỗ;
• Là một cơ cấu cho các tài liệu thu thập được: bằng cách cung cấp cách tiếp cận chuẩn hóa cho những gì cần được thu thập, khi nào và như thế nào;
• Là cơ sở để Thẩm định APTS tự đánh giá: bằng cách cung cấp phương tiện để đánh giá Thẩm định được thực hiện để đảm bảo rằng tất cả các bước có liên quan đã được hoàn thành;
• Là một công cụ để đảm bảo tính nhất quán và chất lượng dữ liệu thu thập được bằng cách đảm bảo rằng thông tin cần thiết nhất định được đánh dấu, ghi nhận và phân tích một cách có phương pháp, đồng thời đảm bảo hiệu quả trong quy trình thẩm định.

Công cụ thẩm định APTS như sau:

1. Danh sách kiểm tra tự đánh giá
2. Kế hoạch thẩm định
3. Danh mục thẩm định (và hướng dẫn)
4. Kế hoạch hành động khắc phục
5. Báo cáo thẩm định
6. Tài liệu làm việc (Ghi chú).

⁽¹⁹⁾ Xem mục 7., 7.2 Thủ tục hoạt động tiêu chuẩn của thẩm định APTS tại chỗ.