9.2.5. Báo cáo thẩm định
Báo cáo thẩm định (PHỤ LỤC 8.5) là một công cụ thẩm định được Thẩm định viên sử dụng để thu thập các kết luận cuối cùng của quá trình thẩm định APTS. Báo cáo là một tài liệu quan trọng như là một phương tiện truyền đạt các kết quả Thẩm định cho tất cả các bên liên quan và nó tạo thành một hồ sơ lâu dài về quy trình Thẩm định để sử dụng trong tương lai.
Báo cáo thẩm định sẽ cung cấp:
- Mô tả của địa điểm được thẩm định;
- Thông tin về tình trạng tuân thủ của cơ sở (tóm tắt điều hành ngắn gọn cộng với mô tả tình trạng đánh giá rộng);
- Thông tin về thay đổi phạm vi, mục tiêu và tiến độ thẩm định;
- Hồ sơ đã xem/ những người được phỏng vấn;
- Các khuyến nghị sẽ đóng vai trò là cơ sở cho hành động bắt đầu (bởi Chủ sở hữu/ Người quản lý);
- Thuật lại cách Thẩm định được thực hiện;
- Thông tin về những gì đã được giải quyết và những gì đã được tìm thấy;
- Tuyên bố về tính bảo mật của Báo cáo;
- Tóm tắt bất kỳ trở ngại nào gặp phải trong Thẩm định tại chỗ.
Nói chung, việc lập Báo cáo thẩm định diễn ra sau cuộc họp kết thúc, ngoài địa điểm. Thẩm định đánh giá tất cả các phát hiện và bằng chứng và phân tích chúng bằng cách biên soạn chúng trong một tài liệu báo cáo chính thức cuối cùng. Báo cáo thẩm định phải được sản xuất càng nhanh càng tốt để tránh điều đó vào thời điểm Báo cáo được hoàn thành thì tình hình sẽ thay đổi. Dự thảo Báo cáo thẩm định nên được chuẩn bị trong vòng một tuần sau khi hoàn thành kiểm tra thẩm định và một Báo cáo được phê duyệt cuối cùng sẽ được công bố ngay sau đó (trong vòng một tháng, tối đa hai tháng).
Các báo cáo trong Báo cáo thẩm định phải đủ chất lượng và chính xác. Việc quản lý yêu cầu một Báo cáo thẩm định đáng tin cậy và do đó tất cả các phát hiện và tường trình cần được hỗ trợ bởi bằng chứng và được dẫn chứng. Báo cáo phải rõ ràng vì sự rõ ràng đảm bảo rằng người đọc hiểu đầy đủ ý của Thẩm định viên và không hiểu sai về các phát hiện xảy ra. Biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật cao phải được tránh. Một điều cũng quan trọng đó là Báo cáo phải ngắn gọn và nó chỉ chứa tài liệu trực tiếp liên quan đến Thẩm định.