9.2.4. Kế hoạch hành động khắc phục
Kế hoạch hành động khắc phục (PHỤ LỤC 8.4) là một công cụ thẩm định được Thẩm định viên sử dụng để liệt kê tất cả các sự không phù hợp được tìm thấy trong quá trình thẩm định. Sự không phù hợp tương đương với việc không đáp ứng Yêu cầu Thẩm định APTS. Khi những sự không phù hợp này được phát hiện, các hành động khắc phục thích hợp đối với các tác động của những sự không phù hợp gặp phải sẽ được thực hiện. Thẩm định viên có thể đề xuất Chủ sở hữu/ Người quản lý một số hành động sửa chữa hoặc phòng chống này để sửa đổi các bất thường được tìm thấy bằng lời nói trong Cuộc họp kết thúc.
Quá trình Hành động khắc phục có thể được chia nhỏ thành các thành phần khác nhau:
- Xác định yêu cầu;
- Xác định sự không phù hợp;
- Xác định hướng hành động khắc phục (hoặc ngăn chặn) của vấn đề;
- Phân tích nguyên nhân gốc (để tránh tái diễn sự không phù hợp);
- Thực hiện hành động khắc phục và;
- Xác minh hiệu quả của các hành động được thực hiện.
Kế hoạch hành động khắc phục là trọng tâm của phương pháp cải tiến liên tục sẵn có trong Thẩm định APTS. Trên thực tế, để có được và duy trì Chứng nhận APTS, việc quản lý Nhà vệ sinh công cộng phải thực hiện hành động khắc phục trong trường hợp có một số điểm không phù hợp, đủ để xác định sự thất bại của kiểm tra Thẩm định. Không thực hiện hành động khắc phục bằng cách chủ động ứng phó với các kết quả của Kế hoạch hành động khắc phục và không thực hiện hiệu quả chiến lược hành động khắc phục có thể khiến Nhà vệ sinh công cộng mất Giấy chứng nhận (có giá trị trong 2 năm cho đến khi thẩm định chứng nhận tiếp theo) và thậm chí được xem xét đóng cửa (25).
Chủ sở hữu/ Người quản lý của Nhà vệ sinh công cộng được thẩm định, người xác nhận cơ sở của mình lần đầu tiên có thể không vượt qua Thẩm định trong trường hợp đầu tiên. Điều này có nghĩa là anh/ cô ấy sẽ phải nộp đơn để có cơ hội Thẩm định tiếp theo (sau mỗi 2 năm) sau khi ghi lại những phát hiện không phù hợp và đề xuất các biện pháp khắc phục được thực hiện trước đó.
Chủ sở hữu/ Người quản lý của Nhà vệ sinh công cộng được thẩm định là người xác nhận lại cơ sở của mình cũng có thể không vượt qua được Thẩm định. Điều này có nghĩa là anh/ cô ấy sẽ phải nộp đơn cho cơ hội Thẩm định tiếp theo (sau mỗi 2 năm) sau khi ghi lại những phát hiện không phù hợp và đề xuất các biện pháp khắc phục được thực hiện trước đó. Trong suốt thời gian này, Giấy chứng nhận của Nhà vệ sinh công cộng sẽ bị đình chỉ, cho đến khi hành động khắc phục được chứng minh là thỏa mãn và hiệu quả bằng và tại lần kiểm tra Thẩm định tiếp theo. Việc không đưa ra các biện pháp khắc phục hiệu quả sẽ khiến Nhà vệ sinh công cộng không được cấp Giấy chứng nhận và được xem xét đóng cửa.
Nói chung, việc soạn thảo Kế hoạch Hành động Khắc phục diễn ra tại Cuộc họp Kết thúc (mặc dù Thẩm định viên có thể đã ghi chú trong quá trình kiểm tra Thẩm định). Thẩm định viên sẽ phải điền vào Kế hoạch Hành động Khắc phục – theo các cột: Khu vực không tuân thủ, Mục và Nguyên nhân – với tất cả các phát hiện không tuân thủ được xác định, cho dù Nhà vệ sinh Công cộng có được kiểm tra hay không. Tài liệu này sẽ là một phần của tài liệu Báo cáo thẩm định.
Điều quan trọng là Thẩm định viên và Chủ sở hữu/ Người quản lý đều đồng ý với việc phát hiện bất thường sau khi kiểm tra thẩm định đã diễn ra. Trong trường hợp không thể thực hiện được, Thẩm định viên sẽ ghi lại tất cả những bất thường mà anh/ cô ấy đánh giá đã tìm thấy trong quá trình kiểm tra thẩm định và ghi lại bất kỳ sự bất đồng nào trong các ý kiến.
Sau cuộc họp kết thúc, Thẩm định viên sẽ gửi bản sao Báo cáo thẩm định bao gồm Biểu mẫu kế hoạch hành động khắc phục liệt kê tất cả các sự không phù hợp được tìm thấy. Chủ sở hữu/ Người quản lý của Nhà vệ sinh công cộng sẽ chịu trách nhiệm điền vào cột của Hành động khắc phục trong Kế hoạch với tất cả các hành động khắc phục mà người đó dự định thực hiện khi nào và bởi ai. Tài liệu này sẽ được Thẩm định viên sử dụng để theo dõi hiệu quả và tính kịp thời của các hành động khắc phục được thực hiện tại lần kiểm tra chính thức có thể có của Thẩm định viên nhà vệ sinh.
Chủ sở hữu/ Người quản lý của Nhà vệ sinh công cộng sẽ phải có một thủ tục được ghi lại cho Hành động khắc phục tại chỗ và duy trì hồ sơ về hành động khắc phục được thực hiện và kết quả của chúng. Trong trường hợp Nhà vệ sinh công cộng được thẩm định thành công để vượt qua Thẩm định, Chủ sở hữu/ Người quản lý sẽ không có nghĩa vụ phải thực hiện Kế hoạch hành động khắc phục. Tuy nhiên, hành động này nên được khuyến khích bởi Thẩm định viên, đặc biệt là đối với những cơ sở trên, hầu như vừa đủ để vượt qua Thẩm định, để tránh nguy cơ không tuân thủ trong cuộc hẹn kiểm tra tiếp theo.
Chủ sở hữu/ Người quản lý của Nhà vệ sinh công cộng được thẩm định sẽ phải gửi Kế hoạch hành động khắc phục được thực hiện với hành động khắc phục dự kiến, người chịu trách nhiệm thực hiện nó khi nào, không quá 2 tháng kể từ ngày nhận được kết quả thẩm định Báo cáo từ Thẩm định viên. Bởi Kế hoạch hành động khắc phục cũng được sử dụng bởi Thẩm định viên trong Thẩm định đột xuất để lập hồ sơ và, nếu cần thiết, hãy yêu cầu hành động khắc phục cho Chủ sở hữu/ Người quản lý của Nhà vệ sinh công cộng được kiểm tra ngẫu nhiên, vì lợi ích của Chủ sở hữu/ Người quản lý nộp Kế hoạch Hành động Khắc phục càng sớm càng tốt, để tránh bị đình chỉ Giấy chứng nhận kéo dài.
Cùng với Danh sách kiểm tra tự đánh giá, Kế hoạch hành động khắc phục có thể đóng vai trò rất hữu ích nếu được sử dụng như một công cụ để tự kiểm tra định kỳ và tự nguyện nhằm đảm bảo rằng các quy trình không chỉ phù hợp và thích hợp mà còn hiệu quả trong việc đạt được kết quả mong muốn. Vì lợi ích của Chủ sở hữu/ Người quản lý để kiểm soát sự không phù hợp và đảm bảo họ không tái xuất hiện, Thẩm định viên có thể đề xuất một số hành động là công cụ để đạt được điều này cho Chủ sở hữu/ Người quản lý như sau:
- Tiến hành kiểm tra nội bộ;
- Kiểm tra và giám sát thiết bị và phần cứng (ví dụ: bồn cầu, bồn tiểu, thiết bị vệ sinh);
- Tư vấn thường xuyên với nhân viên;
- Phản hồi của khách hàng và điều tra khiếu nại (ví dụ: Hộp Đề xuất);
- Thực hiện Thẩm định Nội bộ (ví dụ: sử dụng Danh sách Kiểm tra Tự đánh giá);
- Được cập nhật liên quan đến các yêu cầu pháp lý (ví dụ: các quy định về môi trường và Hệ thống quản lý môi trường).
(25) Tham khảo Danh mục thẩm định và hướng dẫn của Tiêu chuẩn Nhà vệ sinh công cộng ASEAN, trang 23-24 (3.3. Sơ đồ quy trình thẩm định) hoặc Hình 8.7 ở trên (Sơ đồ quy trình thẩm định)