6.3. Các bước Thẩm định APTS

Có tổng số bảy (7) bước mà Thẩm định viên cần phải thực hiện trong Chu kỳ Thẩm định:

Thu thập tài liệu (liên quan đến phần KẾ HOẠCH của Chu kỳ)
Xem xét tài liệu và lập kế hoạch Thẩm định (liên quan đến phần KẾ HOẠCH của Chu kỳ)
Cuộc họp mở đầu (liên quan đến phần THƯC HIỆN của Chu kỳ)
Thẩm định tại chỗ (liên quan đến phần THỰC HIỆN của Chu kỳ)
Cuộc họp kết thúc (liên quan đến phần THỰC HIỆN của Chu kỳ)
Báo cáo Thẩm định (liên quan đến phần BÁO CÁO của Chu kỳ)
Theo dõi (liên quan đến BÁO CÁO và THEO DÕI của chu kỳ).

Trong mỗi bước thẩm định, Thẩm định viên được yêu cầu thực hiện một số hoạt động, như được mô tả dưới đây.

BƯỚC 1: Thu thập tài liệu (NGOÀI CƠ SỞ)

Ở giai đoạn này, Thẩm định viên đã được chỉ định để Thẩm định cơ sở của Nhà vệ sinh công cộng. Sau khi sắp xếp cuộc hẹn với Chủ đầu tư/ Người quản lý để giới thiệu với anh/ cô ấy với Chương trình APTS (không bắt buộc), Thẩm định viên có thể bắt đầu thu thập tài liệu liên quan đến kiểm tra Thẩm định. Trong số các tài liệu này là:

Báo cáo Thẩm định của lần Thẩm định trước (trong trường hợp tái chứng nhận)
Bản ghi nhớ của Thẩm định viên về lần Thẩm định trước (trong trường hợp tái chứng nhận)
Kế hoạch hành động khắc phục do chủ sở hữu/ người quản lý biên soạn (trong trường hợp tái chứng nhận)
CÔNG CỤ THẨM ĐỊNH: Danh sách kiểm tra tự đánh giá biên soạn từ chủ sở hữu
Các văn bản pháp lý/ quy định áp dụng (ví dụ: các tiêu chuẩn an toàn và bảo vệ môi trường địa phương, quản lý chất thải và các quy định xử lý nước về sử dụng hóa chất, v.v.).

Thẩm định viên yêu cầu từ Chủ sở hữu/ Người quản lý cung cấp một số tài liệu liên quan khác (bên cạnh Danh sách kiểm tra tự đánh giá), chẳng hạn như: bản sao thẻ thanh tra của nhân viên làm sạch, bản sao hồ sơ đào tạo nhân viên làm sạch, bản sao Hướng dẫn thủ tục (nếu có).

BƯỚC 2: Xem lại tài liệu và lập kế hoạch thẩm định (NGOÀI CƠ SỞ)

Ở giai đoạn này, có một số hành động mà Thẩm định viên cần thực hiện, liên quan đến cả việc xem xét các tài liệu mà họ đã thu thập và cho việc lập kế hoạch thẩm định cụ thể, như sau:

Xem xét các tài liệu được thu thập (Xem danh sách ở trên trong BƯỚC 1)
Xác định người chịu trách nhiệm về địa điểm được thẩm định (Chủ sở hữu/ Người quản lý)
CÔNG CỤ THẨM ĐỊNH: Kế hoạch thẩm định. Chuẩn bị Kế hoạch thẩm định
Gửi Kế hoạch Thẩm định cho người chịu trách nhiệm (Chủ sở hữu/ Người quản lý) và xác nhận lại ngày Thẩm định Chứng nhận
Xác nhận Kế hoạch Thẩm định (yêu cầu Chủ sở hữu/ Người quản lý trả lại Kế hoạch Thẩm định đã ký)
Nhắc nhở Chủ sở hữu/ Người quản lý về thời gian Thẩm định trước 3 ngày.

BƯỚC 3: Cuộc họp mở đầu (TẠI CHỖ)

Ở giai đoạn này, Thẩm định viên sẽ có một Cuộc họp mở đầu với Chủ sở hữu/ Người quản lý để giải thích về Thẩm định sẽ là gì và Chủ đầu tư/ Người quản lý sẽ yêu cầu loại hỗ trợ nào. Cần lưu ý rằng Thẩm định sẽ diễn ra cho dù Chủ sở hữu/ Người quản lý có mặt hay không.

Thẩm định viên sẽ tư vấn cho Bên được thẩm định rằng Thẩm định hầu hết có thể dẫn đến các phát hiện được ước lượng để đánh giá sự tuân thủ các Tiêu chuẩn APTS. Các Thẩm định viên cũng cần được thông báo về các khía cạnh chính của Thẩm định, bao gồm mục tiêu, phạm vi và tiêu chí thẩm định, trước khi bắt đầu giai đoạn thu thập dữ liệu hoặc sau khi hoàn thành kế hoạch Thẩm định. Một số điều cần thực hiện trong giai đoạn này như:

Kế hoạch hành động khắc phục đối với lần thẩm định trước: phỏng vấn chủ sở hữu/ người quản lý về các biện pháp khắc phục được thực hiện: họ có thể bám sát kế hoạch không? (Trong trường hợp tái chứng nhận)
Phỏng vấn chủ sở hữu/ người quản lý về bất kỳ vấn đề nào gặp phải trong việc hiểu các nhiệm vụ được yêu cầu trong Danh sách kiểm tra tự đánh giá (Trong trường hợp thẩm định lần đầu)
Thảo luận với Chủ đầu tư/ Người quản lý về Kế hoạch thẩm định, phạm vi và hành động cần thực hiện trong khi thẩm định
Giải thích cho Chủ sở hữu/ Người quản lý cơ sở rằng các phát hiện sẽ được ghi lại trong quá trình đánh giá

BƯỚC 4: Thẩm định tại chỗ (TẠI CHỖ)

Ở giai đoạn này, việc kiểm tra thực tế Nhà vệ sinh công cộng bắt đầu. Như đã đề cập ở trên, Thẩm định viên APTS có thể thu thập nhiều kỹ thuật thu thập và phân tích dữ liệu, như phỏng vấn, quan sát, phân tích tài liệu (ghi chú), hình ảnh, cũng như phân tích dữ liệu hiệu suất, (ví dụ: sự hài lòng của khách hàng tại các nhà vệ sinh điện tử đã được xếp hạng có mặt tại một số sân bay quốc tế). Phương pháp thẩm định nên được lựa chọn để tạo điều kiện tốt nhất cho việc thu thập dữ liệu Thẩm định một cách hiệu lực và hiệu quả. Bất kể phương pháp nào được chọn, Thẩm định viên cần thu thập bằng chứng thẩm định đầy đủ và phù hợp để kết luận chống lại các sự nhận xét theo khách quan, trả lời các câu hỏi của Danh mục thẩm định, hoặc xác nhận các giả thuyết.

Các hoạt động theo yêu cầu của Thẩm định viên ở giai đoạn này là:

Thực hiện theo thủ tục hoạt động tiêu chuẩn thẩm định: Quan sát và kiểm tra địa điểm để được thẩm định. ⁽¹⁰⁾
CÔNG CỤ THẨM ĐỊNH: Danh mục thẩm định APTS. Sử dụng Danh mục thẩm định để kiểm tra tất cả mục yêu cầu.
Ghi lại các phát hiện bằng cách thu thập bằng chứng về sự phù hợp/ không phù hợp khi nó được tìm thấy (ví dụ: hình ảnh, ghi chú)
CÔNG CỤ THẨM ĐỊNH: Các giấy tờ làm việc. Ghi chú về các hành động khắc phục tiềm năng được nhận thấy.
Đánh dấu liệu Hành động khắc phục đã được thực hiện có hiệu quả từ lần kiểm tra Thẩm định trước đó hay không (trong trường hợp tái chứng nhận).
Tìm hiểu Chủ đầu tư, Khách đến nhà vệ sinh, Người lau chùi, Nhân viên (không bắt buộc).

BƯỚC 5: Cuộc họp Kết thúc (Tóm tắt kết quả) (TẠI CHỖ)

Ở giai đoạn này, Thẩm định viên đã chấm dứt việc kiểm tra của mình và cần trình bày các phát hiện của mình cho Chủ sở hữu/ Kiểm lâm của Nhà vệ sinh công cộng trong cuộc họp kết thúc. Trong thời gian này, tất cả các hiểu lầm và hiểu sai nên được làm rõ và bất kỳ hướng ý kiến nào cũng được dẫn chứng.

Các hoạt động được thực hiện:

Có tất cả các hành động không phù hợp và không được khắc phục xác nhận bởi Chủ sở hữu/ Người quản lý; dẫn chứng nếu có bất kỳ sự bất đồng ý kiến nào về mặt này xảy ra.
CÔNG CỤ THẨM ĐỊNH: Kế hoạch hành động khắc phục. Điền vào các sự không phù hợp được tìm thấy trong Kế hoạch Hành động Khắc phục dưới các cột “Khu vực”, “Các mục không phù hợp” và “Nguyên nhân”
Có tất cả các hành động không phù hợp và không được khắc phục được điền vào Kế hoạch Hành động Khắc phục được Chủ sở hữu/ Người quản lý xác nhận có chữ ký. Dẫn chứng nếu có bất kỳ sự bất đồng ý kiến nào về khía cạnh này
Tóm tắt kết quả Thẩm định với Chủ sở hữu/ Người quản lý
Thảo luận với Chủ đầu tư/ Người quản lý về các Hành động khắc phục sẽ được thực hiện: ai sẽ chịu trách nhiệm cho những điều này và khi nào?
Nhắc nhở Chủ sở hữu/ Người quản lý rằng Kế hoạch hành động khắc phục sẽ phải được gửi đầy đủ các hành động khắc phục được đề xuất, ngày hết hạn thực hiện và người chịu trách nhiệm (ba cột cuối cùng của Kế hoạch hành động khắc phục) trong vòng 2 tháng kể từ khi nhận được Báo cáo thẩm định đã hoàn tất
Nếu chủ sở hữu và người quản lý không có mặt, gửi một bản ghi nhớ với kết quả qua email cho họ và đính kèm điều này như là một phần của tài liệu của Báo cáo thẩm định để được biên soạn sau đó
Đưa ra một ngày gần đúng khi Báo cáo thẩm địnhsẽ được hoàn thành và phân phối cho ai
Cảm ơn Chủ đầu tư hoặc Quản lý hoặc cả hai trước khi rời khỏi địa điểm.

BƯỚC 6: Báo cáo thẩm định (NGOÀI CƠ SỞ)

Ở giai đoạn này, Thẩm định viên phải chuẩn bị dự thảo Báo cáo thẩm định. Một bản sao của Báo cáo cuối cùng với kết quả cần phải được gửi đến Chủ sở hữu/ Người quản lý của cơ sở được thẩm định. Các hoạt động mà Thẩm định viên cần thực hiện ở giai đoạn này là:

Xem xét kết quả thẩm định
Xem lại các ghi chú (cũng từ các cuộc phỏng vấn)
CÔNG CỤ THẨM ĐỊNH: Báo cáo thẩm định. Báo cáo thẩm định dự thảo. Làm tham khảo và bao gồm tất cả bằng chứng chứng minh cho các phát hiện
Gửi bản sao Báo cáo thẩm định đã được phê duyệt ⁽¹¹⁾ (có Danh mục thẩm định đính kèm, Ghi chú, Kế hoạch hành động khắc phục) cho danh sách các bên liên quan được chia sẻ với Chủ sở hữu / Người quản lý.

BƯỚC 7: Theo dõi (NGOÀI CƠ SỞ)

Ở giai đoạn này, Thẩm định viên sẽ phải theo dõi với Chủ đầu tư / Người quản lý (hoặc người được chỉ định trong Kế hoạch hành động khắc phục) các bất thường được phát hiện trong Thẩm định được giải quyết. Các hoạt động cần thiết ở giai đoạn này là:

Kết quả thẩm định được xem xét và xác nhận bởi Chủ sở hữu/ Người quản lý
Chủ sở hữu/ Người quản lý gửi cho Thẩm định viên bản sao Kế hoạch hành động khắc phục có đầy đủ các hành động khắc phục, khung thời gian và người chịu trách nhiệm theo dõi việc thực hiện
Theo dõi và xác minh tính hiệu quả của các biện pháp khắc phục (được ghi lại trong bản sao Kế hoạch Hành động Khắc phục do Chủ sở hữu/ Người quản lý gửi trong cột Theo dõi Hành động Khắc phục) trong khả năng Thẩm định tiếp theo.

⁽¹⁰⁾ Xem mục 7., 7.2 Kiểm tra APTS tại chỗ chi tiết, để có giải thích chi tiết về các hành động cần thực hiện trong hoạt động cụ thể này.

⁽¹¹⁾ Báo cáo thẩm định của Thẩm định viên cần phải vượt qua sự xem xét kỹ lưỡng của Giám sát thẩm định trước khi được phê duyệt lưu hành. Trong quá trình soạn thảo Báo cáo, điều quan trọng là Thẩm định viên phải giữ kênh liên lạc với Chủ sở hữu/ Người quản lý mở để làm rõ mọi vấn đề đang chờ xử lý.

Bài viết liên quan