Chu trình thẩm định APTS được tạo thành từ bốn (4) yếu tố:
- Kế hoạch (Thẩm định);
- Tiến hành (Thẩm định);
- Báo cáo (về kết quả thẩm định);
- Theo dõi (về các khuyến nghị Thẩm định và các biện pháp khắc phục).
Nhìn chung, bốn yếu tố này bao gồm ba loại hoạt động Thẩm định: hoạt động trước thẩm định, hoạt động thẩm định TẠI CHỖ và các hoạt động sau thẩm định.
– Các hoạt động trước thẩm định (Kế hoạch)
Sau khi cam kết thẩm định Nhà vệ sinh công cộng đã được thực hiện và ngày Thẩm định đã được thông báo cho Chủ sở hữu/ Người quản lý Nhà vệ sinh công cộng, có một số hoạt động cần được hoàn thành trước khi Thẩm định chứng nhận có thể bắt đầu. Các hoạt động này nhằm mục đích giảm bớt lượng thời gian thẩm định TẠI CHỖ, vì thời gian TẠI CHỖ là tốn kém cho cả Thẩm định viên và Bên được thẩm định.
Một trong số các hoạt động này là lập kế hoạch Thẩm định, bao gồm việc xác định phạm vi và mục tiêu Thẩm định, cả hai đều sẽ được ghi trong Kế hoạch Thẩm định, một trong các Công cụ Thẩm định (8) do Thẩm định viên sử dụng. Cũng trong giai đoạn này việc tập hợp các tài liệu liên quan đến thanh tra thẩm định sẽ diễn ra.
Hoạt động thẩm định TẠI CHỖ (THỰC HIỆN)
Các hoạt động Thẩm định TẠI CHỖ bắt đầu với Cuộc họp Mở đầu với Chủ sở hữu/ Người quản lý của cơ sở Nhà vệ sinh Công cộng. Cuộc họp mở đầu đại diện cho cuộc gặp gỡ đầu tiên giữa Thẩm định viên và Chủ sở hữu/ Người quản lý cơ sở (trừ khi đã có cuộc gặp gỡ không chính thức và tùy ý được tổ chức từ trước). Cuộc họp nên được sử dụng để trấn an nhân viên cơ sở về bất kỳ lo lắng nào họ có thể có liên quan đến Thẩm định. Trong cuộc họp, Thẩm định viên cần giải thích mục đích, phạm vi và phương thức thực hiện của Thẩm định, ngoài việc phác thảo các hoạt động Thẩm định mà họ sẽ thực hiện cho Chủ sở hữu/ Người quản lý. Chủ đầu tư/ Giám đốc nên theo dõi để cung cấp bất cứ điều gì cần thiết cho Thẩm định viên vì mục đích kiểm tra và trình bày khu vực thẩm định cho Thẩm định viên. Thẩm định viên phải làm rõ với Chủ sở hữu/ Người quản lý rằng anh/ cô ấy sẽ chụp ảnh trong thời gian Thẩm định trước khi Thẩm định TẠI CHỖ bắt đầu.
Thông qua việc xem xét trước các tài liệu liên quan, Thẩm định viên nên có một ý tưởng chung về quản lý nhà vệ sinh công cộng được thẩm định và các yêu cầu cần được đáp ứng. Thêm vào đó, các cuộc phỏng vấn bổ sung với nhân viên và nhân viên địa phương có thể giúp chứng thực việc xem xét tài liệu. Trong khi kiểm tra Nhà vệ sinh công cộng, Thẩm định viên có thể hiểu và phát hiện điểm yếu và điểm mạnh trong hệ thống quản lý và các thủ tục cơ bản trong việc bảo trì Nhà vệ sinh công cộng cũng như môi trường vật lý, thiết kế, tiện nghi và cơ sở vật chất, khu vực an toàn và sạch sẽ của nó.
Một chỉ dẫn của quản lý chất lượng tốt sẽ giúp Thẩm định viên phát hiện nhân viên nào được đào tạo tốt và có kinh nghiệm, có vai trò được thiết lập tốt và trách nhiệm với nhiệm vụ được phân công để theo dõi. Sự tồn tại của các thủ tục xác minh/ giám sát nội bộ đang được thiết lập, các biện pháp bảo vệ được thực hiện cho người có nguy cơ (ví dụ như PPE được cung cấp cho nhân viên làm sạch) cũng như các thủ tục được chứng minh đầy đủ về kết quả tuân thủ là tất cả các dấu hiệu tốt của hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.
Một khía cạnh quan trọng được thực hiện trong Thẩm định TẠI CHỖ là thu thập bằng chứng Thẩm định, vì điều này sẽ hỗ trợ bất kỳ kết luận nào mà Thẩm định viên đưa ra đối với sự phù hợp/ không phù hợp với Tiêu chuẩn APTS. Có một số cách để thu thập thông tin Thẩm định:
Yêu cầu. Thẩm định viên có thể hỏi nhân viên trên cơ sở chính thức hoặc không chính thức. Yêu cầu là một cách tương đối dễ dàng để thu thập thông tin, có chi phí tối thiểu, tương đối nhanh và đơn giản để thực hiện và cung cấp phản hồi nhanh. Tuy nhiên, nó không tự cung cấp bằng chứng rõ ràng.
Quan sát. Thông tin về cơ sở có thể thu được từ các giác quan của đánh giá viên như khứu giác và thính giác. Hình thức kiểm tra này thường được thực hiện vì nó cung cấp nguồn thông tin đáng tin cậy.
Chụp ảnh. Hình ảnh là công cụ trực tiếp nhất để thu thập bằng chứng thẩm định, vì hình ảnh có thể được sử dụng để minh họa một vấn đề tại một địa điểm hoặc một tình huống không tuân thủ. Thẩm định viên phải luôn mang theo máy ảnh và sử dụng nó một cách tự do, vì hình ảnh cũng là phương tiện hữu ích để nhắc nhở Thẩm định viên về các vấn đề sau khi họ rời khỏi địa điểm và soạn thảo Báo cáo thẩm định. Ngoài ra, việc thẩm định TẠI CHỖ có thể được ghi lại trên máy ảnh kỹ thuật số và các đĩa được được lưu để tham khảo sau này.
Giao tiếp trong quá trình Thẩm định là tối quan trọng, vì Thẩm định viên sẽ phải thu thập thông tin cũng thông qua yêu cầu. Điều này có nghĩa là điều quan trọng đối với Thẩm định viên là có kỹ năng giao tiếp hiệu quả để giao tiếp và các mối quan hệ với mọi người tại cơ sở cho phép thu thập thêm thông tin. Một trong những mục tiêu chính của Thẩm định là giảm thiểu thời gian thẩm định tại địa điểm thẩm định. Do đó, mỗi Thẩm định viên sẽ tìm cách thiết lập mối quan hệ làm việc tích cực với nhân viên của cơ sở. Trong số các kỹ năng cần có của Thẩm định viên là: sự thành thật (điều mà Bên được thẩm định mong đợi từ cuộc Thẩm định), khả năng lắng nghe, thái độ thân thiện và chuyên nghiệp (để giành được sự hợp tác) và sự thấu hiểu (hiểu được sự căng thẳng của Thẩm định thể hiện trên Bên được thẩm định).
Sau khi thu thập bằng chứng, Thẩm định viên cần phải tự hỏi bản thân liệu các thông tin/ bằng chứng đó có đủ để chứng thực các phát hiện được tìm ra hay không. Tiếp theo, Thẩm định viên cần đánh giá bằng chứng Thẩm định để xác định các quan sát hoặc ngoại lệ đối với các tham số của Tiêu chuẩn và Yêu cầu. Sau đó, Thẩm định viên phải lập danh sách tất cả các quan sát và ngoại lệ cho từng lĩnh vực Tiêu chí được thẩm định: những điều này sẽ được biên soạn trong Kế hoạch Hành động Khắc phục và được chỉ rõ cho Chủ sở hữu/ Người quản lý Cơ sở trong cuộc họp kết thúc để xác nhận. Tất cả các phát hiện phải được chứng minh bằng bằng chứng và cần có sự cẩn thận để đảm bảo điều này.
Một khi tất cả các phát hiện đã được xác định, Thẩm định viên sẽ có một cuộc họp kết thúc với chủ sở hữu/ quản lý cơ sở để thông báo kết quả của cuộc thẩm định và giúp giải quyết sự hiểu lầm, sai sót, giải thích sai mà Thẩm định viên có thể đã thực hiện. Khi hoàn thành cuộc họp này, các hoạt động thẩm định TẠI CHỖ được hoàn thành.
Hoạt động sau thẩm định (BÁO CÁO & THEO DÕI)
Các hoạt động sau thẩm định bắt đầu với việc soạn thảo Báo cáo thẩm định. Khi Báo cáo thẩm định cuối cùng đã được hoàn thành, nó sẽ được gửi đến Chủ sở hữu/ Người quản lý. Sau khi Báo cáo cuối cùng đã được gửi, vai trò chính thức của Thẩm định viên đã hoàn thành. Tuy nhiên quá trình Thẩm định vẫn chưa kết thúc, vì vẫn cần phải hành động theo Báo cáo và Kế hoạch Hành động Khắc phục, cho đến khi tất cả các phát hiện được giải quyết đúng cách. Chủ sở hữu/ Người quản lý có nhiệm vụ hoàn thành hàng thứ hai và thứ ba của Kế hoạch hành động khắc phục (9) với các biện pháp cụ thể đối với các hành động quyết sự không phù hợp được tìm thấy trong quá trình Thẩm địnhvào thời điểm nào và do ai phụ trách.
Điều quan trọng là Kế hoạch Hành động Khắc phục được theo dõi và giám sát bởi Thẩm định viên để đảm bảo rằng Người quản lý bị nhắc nhở vì hành động quá hạn và đảm bảo báo cáo về các hành động khắc phục được theo dõi. Khi Kế hoạch Hành động Khắc phục đã được hoàn thành, thủ tục Thẩm định chính thức đã hoàn tất.
(8) Xem mục 9. Công cụ thẩm định APTS và công dụng (9.1,9.2)
(9) Xem mục 9, 9.2.4 Kế hoạch hành động khắc phục