9.2.2. Kế hoạch thẩm định
Kế hoạch thẩm định (Xem PHỤ LỤC 8.2) là một công cụ thẩm định được Thẩm định viên sử dụng để lên kế hoạch cho công việc được thực hiện trước kiểm tra Thẩm định tại chỗ. Nó là một công cụ hữu ích trong đó, bằng cách cho phép Thẩm định viên tổ chức công việc được thực hiện trước, nó tiết kiệm cho anh/ cô ấy và Chủ sở hữu/ Người quản lý rất nhiều thời gian trong quá trình đánh giá thẩm định tại chỗ.
Kế hoạch thẩm định giải quyết các câu hỏi cụ thể:
- Mục tiêu Thẩm định là gì?
- Phạm vi của Thẩm định là gì?
- Khi nào thì Thẩm định sẽ diễn ra?
- Thẩm định sẽ diễn ra ở đâu?
- Thẩm định kéo dài bao lâu?
- Ai là người chịu trách nhiệm quản lý nhà vệ sinh công cộng?
- Thẩm định viên là ai?
- Thẩm định sẽ được thực hiện như thế nào?
- Ai sẽ được phỏng vấn?
- Điều gì sẽ xảy ra sau khi Thẩm định?
Nói chung, việc lập kế hoạch thẩm định diễn ra khi Thẩm định viên đã thu thập và xem xét các tài liệu cần thiết trước khi Thẩm định tại chỗ. Trong một Kế hoạch Thẩm định, Thẩm định viên sẽ điền vào, trong đó:
- Người chịu trách nhiệm quản lý Nhà vệ sinh công cộng, thông tin liên hệ của họ và địa chỉ của địa điểm được thẩm định;
- Loại nhà vệ sinh công cộng được thẩm định;
- Phạm vi (ví dụ: khu vực vật lý chính xác cần được thẩm định) và các mục tiêu của Thẩm định;
- Lịch trình ước tính cho Thẩm định tại chỗ – được đưa ra bản chất và mức độ của khu vực được thẩm định;
- Các bước cần thực hiện trong Thẩm định và sự hỗ trợ cần thiết từ ban quản lý;
- Các câu hỏi hoặc các lĩnh vực yêu cầu làm rõ – được nêu trong các tài liệu được xem xét – và sẽ được thảo luận trong Cuộc họp mở đầu;
- Thực tế bằng chứng sẽ được thu thập và nhân viên có thể được phỏng vấn trong Thẩm định;
- Tình trạng của các hành động khắc phục – trong trường hợp thẩm định lại chứng nhận – thảo luận của nó trong Cuộc họp mở đầu và đánh giá của nó trong quá trình kiểm tra tại chỗ;
- Ngày dự kiến phát hành Báo cáo thẩm định;
- Ngôn ngữ báo cáo;
- Những chú ý khác.
Việc gửi Kế hoạch Thẩm định cho Chủ sở hữu/ Người quản lý trước khi việc thẩm định tại chỗ diễn ra, không chỉ tiết kiệm thời gian; một khi được chủ sở hữu/ người quản lý chấp nhận, Kế hoạch thẩm định đóng vai trò như một công cụ để tránh những hiểu lầm trong tương lai với Chủ sở hữu/ Người quản lý về những gì mà Thẩm định sẽ đòi hỏi. Sau khi đã đồng ý với Chủ đầu tư/ Người quản lý, Thẩm định viên sẽ tìm cách thực hiện theo Kế hoạch thẩm định tại chỗ để đảm bảo Thẩm định được thực hiện một cách có phương pháp và hiệu quả.