Mục tiêu đánh giá chứng nhận là đánh giá sự tuân thủ và hiệu quả của việc thực hiện Tiêu chuẩn Dịch vụ Spa ASEAN. Việc đánh giá chứng nhận phải bao gồm thông tin và bằng chứng tuân thủ các yêu cầu của Tiêu chuẩn Dịch vụ Spa ASEAN, việc thực hiện các luật liên quan đến dịch vụ spa của mỗi quốc gia trong ASEAN được áp dụng để chứng nhận tại quốc gia đó.
Các bước đánh giá chứng nhận tại cơ sở bao gồm:
5.4.1. Cuộc họp mở đầu Mở một cuộc họp với người quản lý cấp cao hoặc đại diện quản lý của đơn vị nộp đơn. Mục tiêu của cuộc họp mở đầu là:
- Để giới thiệu với Thẩm định viên về người quản lý cấp cao hoặc đại diện quản lý của cơ sở;
- Để xem xét phạm vi và mục tiêu thẩm định;
- Để giải thích về việc thực hiện và quy trình tiến hành thẩm định;
- Để xây dựng mối quan hệ thông tin giữa Thẩm định viên với bên được thẩm định;
- Để xác nhận sự sẵn sàng của các nguồn lực và các phương tiện cần thiết cho các Thẩm định viên;
- Để xác nhận ngày và thời gian kết thúc cuộc họp; và
- Để hiểu và giải quyết khiếu nại và các điểm không rõ ràng trong kế hoạch thẩm định và các điểm khác.
5.4.2. Tiến hành thẩm định
Tiến hành thẩm định bao gồm phỏng vấn, đánh giá tài liệu, quan sát hoạt động và đánh giá khu vực làm việc. Các phát hiện có thể gây ra việc không tuân thủ các yêu cầu sẽ được ghi lại. Viêc đánh giá có thể kiểm tra những chi tiết không được ghi trong danh mục thẩm định như được đính kèm trong Phụ lục E. Thông tin từ cuộc phỏng vấn sẽ được xác nhận với các nguồn độc lập như quan sát và các ghi chép trong quá trình đánh giá. Các Thẩm định viên có thể thay đổi kế hoạch thẩm định khi phù hợp với sự chấp thuận của thẩm định viên để tiến hành thẩm định hiệu quả và đạt được các mục tiêu của thẩm định.
5.4.3. Ghi lại những phát hiện từ buổi thẩm định
Tất cả các phát hiện sẽ được ghi lại. Sau khi kết thúc thẩm định, Thẩm định viên sẽ có cuộc họp để phân tích tất cả thông tin và bằng chứng được thu thập trong quá trình đánh giá để xem xét kết quả, kết luận kết quả kiểm tra và xác định phát hiện nào không tuân thủ các yêu cầu. Việc viết lại những điều không tuân thủ các yêu cầu phải súc tích, được hỗ trợ bởi các bằng chứng cụ thể và nêu rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Các điều không phù hợp sẽ được ghi vào báo cáo không phù hợp như được đính kèm trong Phụ lục F và các điều không tuân thủ các yêu cầu sẽ được ghi lại trong báo cáo thẩm định tại cơ sở như được đính kèm trong Phụ lục G.
5.4.4. Cuộc họp kết thúc
Sau khi kết thúc thẩm định, Thẩm định viên sẽ có cuộc họp kết thúc để báo cáo kết quả thẩm định, những điều không tuân thủ các yêu cầu, những điều không phù hợp được tìm thấy từ thẩm định và quan sát đến quản lý cấp cao của đơn vị nộp đơn để hiểu đúng về kết quả thẩm định. Và người quản lý cấp cao / đại diện quản lý của đơn vị nộp đơn sẽ ký xác nhận trong báo cáo không phù hợp (nếu có) như được đính kèm trong Phụ lục F và báo cáo thẩm định tại cơ sở như được đính kèm trong Phụ lục G và sau đó làm một bản sao báo cáo thẩm định tại cơ sở và một bản sao báo cáo không phù hợp (nếu có). - Trong trường hợp không phù hợp, Thẩm định viên phải thông báo cho đơn vị nộp đơn thực hiện kế hoạch hành động khắc phục và ngăn ngừa theo quy định tại Phụ lục H và đính kèm bằng chứng về hành động khắc phục và ngăn ngừa và gửi cho cơ quan Thẩm định xem xét trong vòng 30 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo không phù hợp. Nếu đơn vị nộp đơn không thể thực hiện trong vòng 180 ngày kể từ ngày phát hành báo cáo không phù hợp, việc đánh giá chứng nhận sẽ được coi là chấm dứt và trong trường hợp cơ sở có yêu cầu chứng nhận, cơ sở sẽ phải đăng ký để được chứng nhận lại.
- Trong trường hợp không tuân thủ các yêu cầu, Bên được thẩm định phải lập kế hoạch hành động khắc phục và ngăn ngừa từ thẩm định theo Phụ lục H và đính kèm bằng chứng về hành động khắc phục và ngăn ngừa và gửi cho cơ quan Thẩm định xem xét trong 30 ngày.